Konferans Bildirisi (2014): Gerçek Zamanlı Entegre Muhasebe Mimarisi
Gerçek Zamanlı Entegre Muhasebe Mimarisi
2014 yılında, birleşik veri modeli ve parametrik motora dayalı gerçek zamanlı entegre bir muhasebe ve maliyet mimarisi sunduk.
Sistem, 2011 yılından beri canlı üretimde kullanımdaydı.
Bu erken dönem çalışması, şu özelliklere sahip bir modeli özetlemektedir:
- Finansal ve maliyet muhasebesi tek bir yapıda çalışır- Muhasebe kayıtları algoritmik olarak oluşturulur
- Raporlama doğrudan verilerden türetilir
Bunu, mimariye ilişkin erken bir akademik referans olarak paylaşıyoruz.
Temel kavramlar:
Birleşik Defter / Parametrik Motor / Gerçek Zamanlı Entegrasyon / tek veri yapısı / entegre maliyet muhasebesi / gerçek zamanlı raporlama
V. Avrupa Sosyal ve Beşeri Bilimler Konferansı Eylül, 2014 PaperID-883 İASSR İASSR Archive
Conference Paper:Hesap Planı Düzeyinde Anlık-Entegre Çalışan Bulanık Mantık Muhasebe Sistemi Ve Anlık-Entegre Maliyet Muhasebesi Çözümleri
Ali İhsan Bayır
Giriş
Projenin konusu, işletme faaliyetlerini hesap planı düzeyinde, anlık ve entegre olarak muhasebeleştirebilen yazılım geliştirmektir. Kullanıcı tarafından girilen temel veriler, yazılım tarafından yorumlanıp hesap planına göre anlık ve entegre olarak muhasebeleştirilecektir. Muhasebe kayıtları, tanımlı parametrelere göre kısmen bulanık mantık kullanılarak yapılacaktır. Maliyet muhasebesi kayıtları da anlık ve entegre olarak yazılım tarafından yapılacaktır. Yazılım, temel seviyede bilgisayar ve muhasebe bilgisine sahip kullanıcıya ileri seviye muhasebe kayıt sistemi ve raporlama imkanı sunacaktır. Çalışma teorik muhasebe bilgisinde ve muhasebenin bilgisayar sistemleri ile çözümünde yenilik içerir. Proje konusu ar-ge çalışması TÜBİTAK (Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu) tarafından desteklenmiştir.
Bilgisayarlı muhasebe uygulamalarının gelişim süreci incelendiğinde, bir muhasebe uzmanının gözetiminde yazılım geliştirdiği görülmektedir. Bu süreç, muhasebe uzmanının elle tutulan muhasebe süreçlerini yazılımcıya anlatması, yazılımcının da anlatılanları programa dönüştürmesi şeklinde olmaktadır. Bu süreçteki en önemli sorun, yazılım uzmanının muhasebe bilmemesi ve kendisine anlatılan süreçleri aynen yazılıma dönüştürmesidir. Bu nedenle yazılımlarda muhasebe işlemlerine ilişkin bilgisayar teknolojileri ve imkanları yeterince kullanılamamaktadır.
Muhasebe bilimi, elle yapılan muhasebe süreçlerini denetim ve kontrol altına almak için, bir dizi süreç ve yöntem ortaya koymuştur. Bu süreç ve yöntemler, elle yapılan muhasebe verilerinin/sonuçlarının kontrolünü sağlamak ve belirli kolaylıklar elde etmek için gereklidir. Örneğin, büyük defter (defter-i kebir) kayıtları herhangi bir anda rapor alma veya bakiye öğrenme ihtiyacında, sizi tek tek yevmiye kayıtlarını incelemekten kurtarır.
Örnek olayda görüldüğü gibi, muhasebe bilimindeki bazı süreç ve işlemler muhasebenin asli işi olmayıp, ihtiyaçtan dolayı ortaya konmuş hususlardır. Bilgisayar imkanları tam olarak kullanıldığında, yazılım ve veri tabanı mimarisi muhasebe bilimine göre şekillendirildiğinde, bahsedilen bu iş ve işlemlere gerek duyulmayacaktır. Örneğin, doğru şekillendirilmiş veri tabanı yapısında büyük defter kayıtları için ayrı veri tutmaya gerek olmayacaktır. Büyük defter kayıtları küçük bir DB sorgusu ile elde edilebilir olacaktır.
Yukarıda anlatılan olay, yalnızca bir örnektir. Bu ve buna benzer bir çok konu, yazılım ve veri tabanı mimarisi ile çözülecek hususlardır. Bunun için muhasebe yazılımları temelden muhasebe biliminin özüne göre şekil almalıdır. Teorik muhasebe öğretisi incelendiğinde, o da manuel muhasebe süreçlerine göre şekillenmiştir. Muhasebe elle tutulan muhasebe süreçleri üzerinden öğretilmektedir. Diğer bir önemli konu ise, maliyet muhasebesidir. Teorik öğreti, maliyet muhasebesini genel muhaseben ayrı olarak ele almaktadır. Böyle olunca da maliyet muhasebesi işlem ve kayıtlarının dönem içi etkilerinin genel muhasebede (mizan raporu gibi) görülmesi mümkün olmamaktadır. Oysa ki, maliyet muhasebesi ayrı bir bilim değil, muhasebe biliminin bir parçasıdır. Projede ortaya konun bu hipotez maliyet muhasebesinin genel muhasebe ile iç içe, eş zamanlı ve anlık çalıştırılabileceğini öngörmektedir.
Teorik öğretiye göre imkansız gibi görülen bu yaklaşım, proje kapsamında yazılım ve veri tabanı mimarisi ile çözülmeye çalışılmıştır. Maliyet Hesaplamalarında bulanık mantık yöntemlere başvurulmuştur.
Projede ortaya konan hipoteze göre önemli bir sorun olan, muhasebe başarısını ve verimini olumlu etkileyecek olan, bu yaklaşım bilgisayar-yazılım teknolojilerinin, muhasebe bilimin özüne göre yapılandırılmasıyla çözülebilecektir. Böyle bir çözüm bilgisayarlı muhasebe yazılımları için bir yenilik olmakla birlikle, muhasebe bilimi için de yeni bir bakış açısı ve çözümdür.
Proje konusu, bu ve benzeri bulgulardan hareketle, bir muhasebecinin (aynı zamanda muhasebe uygulayıcısı) yazılım ve veritabanı öğrenerek, yazılım-veritabanı tasarımı süreçlerinin muhasebe biliminin özüne göre şekillendirmesi temeline dayanmaktadır.
Hipotezler:
-Yazılım ve veritabanı mimarisi muhasebe biliminin temel mantığına göre şekillendirildiğinde, elle tutulan muhasebe süreçlerinin çoğunun yazılıma dönüştürülmesine gerek olmayacaktır. Bu işlem/ve raporlar gerekli olduğunda birer DB sorgusu ile elde edilebilir olacaktır.
-Parametrelerle işletmeye göre modellenebilen bir muhasebe algoritmasıyla, kullanıcı tarafından girilen temel işletme verileri anlık ve hesap planına entegre olarak yazılım tarafından muhasebeleştirilebilir. Böylece anlık raporlar elde edilebilir, temel seviyede bilgisayar ve muhasebe bilgisine sahip kullanıcıya ileri seviye muhasebe sistemi ve raporlama imkanı sunulur. Bu çözüm muhasebe denetimine de katkıda bulunacaktır.
-Maliyet muhasebesi genel muhasebe ile iç içe anlık ve entegre olarak çalıştırılabilir. Böylece maliyet muhasebesinin genel muhasebeye etkisi dönem içinde de (standart maliyetler üzerinden) anlık olarak (mizan vb. raporlarda) görülebilecektir.
-Maliyet hesaplamalarında kısmen bulanık mantık yaklaşımlar kullanılarak dönem sonunda gerçekleşen maliyetlere göre birim maliyet ve kapasite kullanımları yeniden hesaplanıp, muhasebeye yansıtılabilecektir. İleri seviye bilgi gerektiren bu işlemlerin tamamı yazılım tarafından yapılacaktır.
Yöntemler
Literatür taraması: Muhasebe konusundaki yayınlar araştırılmış proje kapsamındaki sorunla ilgili çözüm ve yaklaşımlar gözden geçirilmiştir. Ticari programlar ve açık kaynak projeler hem yazılım hem veritabanı olarak incelenmiştir. Bu araştırmada bilgisayarla hesaplama işlemlerinde çeşitli bulanık mantık çalışmalar görülmekle birlikte, muhasebe bilimini bilgisayar teknolojileriyle kökten ele alan bir yaklaşıma rastlanmamıştır. Yine aynı şekilde projenin en önemli varsayımı olan, anlık-entegre maliyet muhasebesi ile ilgili bir çalışmaya da rastlanılmamıştır.
Hipotezin oluşturulması: Proje kapsamında ortaya konan sorunun çözümü için, bilgisayar teknolojileri dikkate alınarak muhasebe biliminde yeni bir çözüm ortaya konmuştur. Varsayıma göre hesap planı düzeyinde anlık-entegre çalışan muhasebe sistemi ve maliyet muhasebesinin genel muhasebe içinde anlık-entegre çözümü öngörülmüştür. Ön görüler çerçevesinde hipotezler oluşturulmuştur.
Algoritmanın oluşturulması: Ortaya konan soruların çözümü ve hipotezin doğrulanması için, teorik öğretideki varsayımlar ve bilgisayarlı muhasebe programlarındaki yöntemler yok sayılmıştır. Böylece hipotez varsayımlardan, kurallardan ve olgulardan bağımsız olarak muhasebe biliminin temelleri üzerine şekillendirilmiştir. En temelden başlayarak muhasebe süreç ve işlemleri bu yeni yaklaşıma göre ele alınmıştır. Bulunan çözümler–yöntemler yazılıma zemin oluşturacak şekilde algoritmaya dönüştürülmüştür. Bu algoritma yazılım ve veritabanı mimarisinin temelini oluşturacaktır.
Algoritmanın bilimsel doğrulama testi: Elde edilen algoritma teorik olarak yöntem ve işlem bazında doğrulama testlerine tabi tutulmuştur. Böylece teorinin mantıksal doğrulaması yapılmıştır. Bu doğrulama faaliyeti, teoride öngörülen çözümlerin yapılabilir ve doğrulanabilir olduğunu göstermiştir.
Tasarım ve yazılım geliştirme: Mantıksal doğrulaması yapılan algoritmanın yazılım ve veri tabanı mimarisi tasarlanmıştır. Yazılım ve veritabanı tasarım süreci temel muhasebe mantığı baz alınarak ortaya konmuştur. Geleneksel yaklaşımdaki el ile yapılan muhasebe faaliyetlerinin doğal sonucu olarak ortaya konan ara süreçler yok sayılarak tamamen muhasebe mantığı ve bilgisayar teknolojileri üzerine yeni bir model inşa edilmiştir. Yazılım geliştirme faaliyetinin bazı aşamalarında algoritma yeniden ele alınmış ve geliştirilmiştir. Yazılım geliştirme sürecinin her aşamasında elde edilen prototip, işlem, hesaplama, muhasebe kaydı testlerine tabi tutularak algoritma teknolojik olarak doğrulanmıştır.
Yazılımın uygulamalı testleri: Elde edilen prototip, uygulamalı testlere tabi tutularak hipotezde öngörülen sonuçları sağlama başarısı incelenmiştir. Bu testler üç kısımdan oluşmaktadır. İlki kendi bünyemizde yapılan işlem, hesaplama ve yazılım hatalarını da içine alan geliştirici testleridir. Bu testlerin önemli bir kısmı gerçek işletme verileriyle yapılmıştır. İkinci kısım testler denek işletmeler üzerinde gerçek ve tam zamanlı verilerle yapılmıştır. Bu çalışma kullanıcı testlerini de içine almaktadır. Üçüncü kısım testler ise uzman muhasebeciler ve denetçiler eliyle yazılımın gerçek verilerle işlem, hesaplama, muhasebe kayıt ve raporlama başarılarının incelendiği denetimlerdir. Testler istenilen sonuçların elde edildiğini ortaya koymuştur.
Çıktılar:
- Muhasebe bilimi ve bilgisayarlı muhasebe yazılımları için yeni bir bakış açısı ve çözüm ortaya koyan hipotezler.
-Bu hipotezlere dayalı olarak geliştirilen algoritma.
-Algoritmanın yazılıma dönüştürülmesiyle elde edilen prototip.
-Hipotezlerin doğrulanması (teori)
-Muhasebe biliminde yenilikçi çözümler.
-Yazılım ve veritabanı mimarisiyle ilgili elde edilen diğer çözümler, yenilikler ve ara çıktılar.
Sonuç
Projede muhasebe biliminin uygulaması bilgisayar ve yazılım teknolojileri çerçevesinde yeniden ele alınmıştır. Muhasebenin bilgisayar imkanlarıyla hesap planı omurgası üzerinde anlık-entegre çalışabilirliği ortaya konmuştur. Maliyet muhasebesinin hesap planı düzeyinde anlık–entegre çalışabileceği ispatlanmıştır.
Proje kapsamında ele alınan anlık entegre maliyet muhasebesi yaklaşımı ve maliyet hesaplamalarında kullanılan bulanık mantık çözümlerin kullanılması, birim maliyet hesaplamaların daha iyi sonuçlar vermektedir. Geliştirilen algoritma, fiili duruma göre, gerçekleşen gider, fiili üretim ve fiili stok değişimlerini dikkate alarak, gerçekte kullanılan kapasite değerlerini hesaplamakta ve gerçekleşen birim maliyeti bu yeni eğerler üzerinden hesaplamaktadır. Sonuçları hesap planı düzeyinde anlık raporlayabilmektededir.Geliştirilen algoritma dönem içinde standart maliyet yöntemini kullanmakta, dönem sonunda ise, tüm verileri gerçekleşen (fiili) maliyetler bazında yeniden hesaplayabilmektedir. Bu hesaplama aynı üretim rotasında farklı kapasitelerle ve farklı maliyetlerle çok sayıda ürün üretildiği durumlarda daha anlamlı olmaktadır. Maliyet muhasebesi algoritması sınırsız rota ve sınırsız ürün ağacı varsayımına dayalı olarak geliştirilmiştir. Dolayısıyla her sektör veya her işletme için yeniden ele alınmasına gerek olmamaktadır.
Proje muhasebeyi bilgisayar ve yazılım teknolojileri kullanarak faklı bir bakış açısıyla yeniden ele almış ve ortaya koyduğu hipotezleri başarıyla test edebilmiştir. Bu aşamada ulaşılan teorilerin muhasebe bilimine ve muhasebe kullanıcılarına katkıları, geliştirilecek yeni fikirler ve farklı çalışmalarla ele alınmalıdır. Bu bildiride projenin temel varsayımları ve elde edilen sonuçlar genel olarak ele alınmıştır.
